Trong hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo, hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo có ý nghĩa rất quan trọng. Đó là những căn cứ, chứng cứ để đưa ra kết luận thanh tra, quyết định giải quyết khiếu nại, quyết định xử lý tố cáo đồng thời đó cũng là sự thể hiện kết quả của quá trình thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo. Chính vì vậy, ngày 24/10/2007, Tổng Thanh tra đã có Quyết định số 2278/2007/QĐ-TTCP ban hành Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo. Dưới đây là những hướng dẫn cơ bản cho nghiệp vụ này:
MỤC 1. LẬP, QUẢN LÝ HỒ SƠ THANH TRA
I. Trình tự lập hồ sơ thanh tra
1. Mở hồ sơ
Thời điểm mở hồ sơ là ngày người có thẩm quyền ký ban hành Quyết định thanh tra.
2. Thu thập, phân loại văn bản, tài liệu, lập mục lục để quản lý.
3. Đóng hồ sơ.
Thời điểm đóng hồ sơ thanh tra là ngày người có thẩm quyền ra văn bản chỉ đạo hoặc quyết định về việc xử lý kết quả thanh tra.
II. Hồ sơ thanh tra
Hồ sơ thanh tra gồm:
1. Quyết định thanh tra, quyết định gia hạn thời gian thanh tra, quyết định bổ sung hoặc thay đổi thành viên đoàn thanh tra (nếu có);
2. Kế hoạch thanh tra;
3. Các văn bản, chỉ thị của cấp có thẩm quyền là căn cứ ra quyết định thanh tra;
4. Các văn bản, đề cương của Đoàn thanh tra yêu cầu đối tượng thanh tra báo cáo về những nội dung thanh tra;
5. Các văn bản, tài liệu của đối tượng thanh tra báo cáo theo đề cương, yêu cầu của Đoàn thanh tra;
6. Các biên bản thanh tra do Trưởng đoàn, thành viên đoàn thanh tra lập khi làm việc với đối tượng thanh tra và những người có liên quan đến nội dung thanh tra;
7. Các báo cáo của Đoàn thanh tra về tiến độ, tình hình thực hiện thanh tra với người ra quyết định thanh tra;
8. Các văn bản, quyết định xử lý trong quá trình thanh tra;
9. Các văn bản, báo cáo xác minh, kết luận các nội dung thanh tra của Đoàn, của các thành viên Đoàn thanh tra;
10. Nhật ký Đoàn thanh tra, lịch làm việc, giấy mời họp, làm việc của Đoàn thanh tra;
11. Báo cáo kết quả thanh tra của Đoàn thanh tra;
12. Biên bản các buổi họp, làm việc của Đoàn thanh tra về báo cáo kết quả thanh tra;
13. Biên bản các cuộc họp, làm việc của Lãnh đạo cơ quan quyết định thanh tra, người quyết định thanh tra với Đoàn thanh tra và thông báo ý kiến kết luận của người chủ trì họp, làm việc (nếu có);
14. Các văn bản, tài liệu của đối tượng thanh tra giải trình về các nội dung kết luận thanh tra (nếu có);
15. Kết luận thanh tra, Báo cáo kết quả thanh tra của Thủ trưởng cơ quan ra quyết định thanh tra với cấp trên (nếu có);
16. Các văn bản kết luận, chỉ đạo xử lý, quyết định xử lý của người ra quyết định thanh tra hoặc người có thẩm quyền;
17. Tài liệu, văn bản xin ý kiến, văn bản trả lời, kết luận giám định của các cơ quan chức năng (nếu có);
18. Các văn bản, tài liệu khác có liên quan đến nội dung thanh tra được thu thập trong quá trình thanh tra, theo quy định tại khoản 2, Điều 2 của Quy chế này.
III. Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thanh tra
Hồ sơ thanh tra phải được sắp xếp theo nội dung và theo nhóm, đảm bảo khai thác sử dụng thuận tiện, nhanh chóng.
Nhóm 1. Các văn bản chủ yếu, gồm:
1. Quyết định thanh tra, quyết định gia hạn thời gian thanh tra, quyết định bổ sung hoặc thay đổi thành viên đoàn thanh tra (nếu có);
2. Kế hoạch thanh tra;
3. Các văn bản, chỉ thị của cấp có thẩm quyền là căn cứ ra quyết định thanh tra;
4. Kết luận thanh tra, Báo cáo kết quả thanh tra của Thủ trưởng cơ quan ra quyết định thanh tra với cấp trên (nếu có);
5. Các văn bản kết luận, chỉ đạo xử lý, quyết định xử lý của người ra quyết định thanh tra hoặc người có thẩm quyền.
Nhóm 2. Các văn bản, tài liệu do Đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc người được giao nhiệm vụ soạn thảo, ban hành trong quá trình thanh tra, gồm:
1. Báo cáo khảo sát, nắm tình hình hoạt động của đối tượng thanh tra trước khi tiến hành thanh tra;
2. Văn bản, đề cương của Đoàn thanh tra yêu cầu đối tượng thanh tra báo cáo về những nội dung thanh tra;
3. Các biên bản thanh tra do Trưởng đoàn, thành viên đoàn thanh tra lập khi làm việc với đối tượng thanh tra và những người có liên quan đến nội dung thanh tra;
4. Các báo cáo về tiến độ, tình hình thực hiện nhiệm vụ thanh tra với người ra quyết định thanh tra;
5. Các văn bản, quyết định xử lý trong quá trình thanh tra;
6. Các văn bản, báo cáo xác minh các nội dung thanh tra của Đoàn hoặc các thành viên Đoàn thanh tra;
7. Báo cáo kết quả thanh tra của Đoàn thanh tra (gồm báo cáo chính thức và các bản dự thảo);
8. Biên bản ghi nội dung các buổi họp, làm việc của Đoàn thanh tra về báo cáo kết quả thanh tra;
9. Biên bản ghi nội dung các cuộc họp của Lãnh đạo cơ quan quyết định thanh tra hoặc người quyết định thanh tra với Đoàn thanh tra và thông báo ý kiến kết luận của người chủ trì họp, làm việc (nếu có);
10. Văn bản, tài liệu của đối tượng thanh tra giải trình về các nội dung kết luận thanh tra (nếu có);
11. Nhật ký Đoàn thanh tra, lịch làm việc, giấy mời họp, làm việc của Đoàn.
Nhóm 3. Văn bản, tài liệu thu thập từ đối tượng thanh tra, là chứng cứ phục vụ kết luận thanh tra, gồm:
1. Văn bản, báo cáo của đối tượng thanh tra theo đề cương, yêu cầu của Đoàn thanh tra;
2. Văn bản, báo cáo của đối tượng thanh tra cung cấp có liên quan đến nội dung thanh tra.
Nhóm 4. Văn bản, tài liệu khác phục vụ cho hoạt động thanh tra, gồm:
1. Các loại đơn thư phản ánh có liên quan đến các nội dung thanh tra;
2. Các tài liệu khác có liên quan đến cuộc thanh tra.
MỤC 2. LẬP, QUẢN LÝ HỒ SƠ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI
I. Trình tự lập hồ sơ giải quyết khiếu nại
1. Mở hồ sơ
Thời điểm mở hồ sơ giải quyết khiếu nại là ngày người có thẩm quyền ký, ban hành Quyết định hoặc văn bản thụ lý giải quyết khiếu nại .
2. Thu thập, phân loại văn bản, tài liệu, lập mục lục để quản lý.
3. Đóng hồ sơ.
Thời điểm đóng hồ sơ giải quyết khiếu nại là ngày người có thẩm quyền ra quyết định giải quyết khiếu nại;
II. Hồ sơ giải quyết khiếu nại
Hồ sơ giải quyết khiếu nại gồm:
1. Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại, giấy uỷ quyền khiếu nại (nếu có);
2. Văn bản giao việc của cấp có thẩm quyền;
3. Quyết định thụ lý hoặc quyết định thành lập đoàn thanh tra, tổ công tác, văn bản giao cán bộ thụ lý giải quyết khiếu nại;
4. Văn bản, tài liệu, báo cáo, trả lời, tường trình, giải trình của người (bên) khiếu nại, người (bên) bị khiếu nại (nếu có);
5. Các biên bản thẩm tra, xác minh, biên bản làm việc, đối thoại của Đoàn thanh tra, tổ công tác hoặc người được giao thụ lý giải quyết khiếu nại với người (bên) khiếu nại, người (bên) bị khiếu nại;
6. Tài liệu trưng cầu giám định, kết luận, kết quả giám định của cơ quan chức năng (nếu có);
7. Báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh, kết luận các nội dung khiếu nại của Đoàn thanh tra, tổ công tác hoặc người được giao thụ lý giải quyết khiếu nại;
8. Văn bản kết luận, kết quả thẩm tra, xác minh, chỉ đạo xử lý khiếu nại của cấp có thẩm quyền (nếu có);
9. Quyết định giải quyết khiếu nại;
10. Các văn bản, tài liệu, hiện vật khác có liên quan đến nội dung khiếu nại được thu thập trong quá trình thụ lý, kết luận, giải quyết vụ việc.
III. Ghi số hồ sơ khiếu nại
- Hồ sơ giải quyết khiếu nại của công dân phải được đánh số theo 02 dãy số liên tiếp và cách nhau bằng dấu “-“, gồm: dãy số Mã số đơn vị hành chính (ban hành kèm theo Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 8/7/2004 của Thủ tướng Chính phủ), ghi theo địa chỉ của người khiếu nại (mã số từ cấp xã, phường, thị trấn) và dãy số thứ tự hồ sơ vụ việc phát sinh.
- Hồ sơ giải quyết khiếu nại của cơ quan, tổ chức, đơn vị đánh số tương tự như vậy, ghi theo mã số hành chính, nơi đăng ký trụ sở chính của cơ quan, đơn vị, tổ chức và số thứ tự phát sinh.
IV. Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ khiếu nại
Hồ sơ giải quyết khiếu nại được sắp xếp theo 2 nhóm.
Nhóm 1. Gồm các văn bản, tài liệu sau:
1. Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại, giấy uỷ quyền khiếu nại (nếu có);
2. Văn bản giao việc của cấp có thẩm quyền;
3. Quyết định thụ lý hoặc quyết định thành lập đoàn thanh tra, tổ công tác, văn bản giao cán bộ thụ lý giải quyết khiếu nại;
4. Báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh, kết luận các nội dung khiếu nại của Đoàn thanh tra, tổ công tác hoặc người được giao thụ lý giải quyết khiếu nại;
5. Văn bản kết luận, kết quả thẩm tra, xác minh, chỉ đạo xử lý khiếu nại của cấp có thẩm quyền (nếu có);
6. Quyết định giải quyết khiếu nại;
Nhóm 2. Gồm các văn bản, tài liệu sau:
1. Văn bản, tài liệu, báo cáo, trả lời, tường trình, giải trình của người (bên) khiếu nại, người (bên) bị khiếu nại (nếu có);
2. Các biên bản thẩm tra, xác minh, biên bản làm việc, đối thoại của Đoàn thanh tra, tổ công tác hoặc người được giao thụ lý giải quyết khiếu nại với người (bên) khiếu nại, người (bên) bị khiếu nại;
3. Tài liệu trưng cầu giám định, kết luận, kết quả giám định của cơ quan chức năng (nếu có);
4. Các văn bản, tài liệu, hiện vật khác có liên quan đến nội dung khiếu nại được thu thập trong quá trình thụ lý, kết luận, giải quyết vụ việc.
MỤC 3. LẬP, QUẢN LÝ HỒ SƠ GIẢI QUYẾT TỐ CÁO
I. Trình tự lập hồ sơ giải quyết tố cáo
1. Mở hồ sơ
Thời điểm mở hồ sơ giải quyết tố cáo là ngày người có thẩm quyền ký, ban hành Quyết định thụ lý giải quyết tố cáo.
2. Thu thập, phân loại văn bản, tài liệu, lập mục lục để quản lý.
3. Đóng hồ sơ.
Thời điểm đóng hồ sơ giải quyết tố cáo là ngày người có thẩm quyền ra quyết định xử lý tố cáo.
II. Hồ sơ giải quyết tố cáo
Hồ sơ giải quyết tố cáo gồm:
1. Đơn tố cáo hoặc bản ghi lời tố cáo;
2. Văn bản giao việc của cấp trên có thẩm quyền (nếu có);
3. Quyết định thụ lý giải quyết hoặc quyết định thành lập đoàn thanh tra, tổ công tác, văn bản cử cán bộ thụ lý giải quyết tố cáo;
4. Kế hoạch thanh tra, thẩm tra, xác minh tố cáo;
5. Biên bản thanh tra, thẩm tra xác minh của đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc của người được giao thẩm tra xác minh lập trong quá trình thụ lý giải quyết tố cáo;
7. Văn bản, tài liệu, hiện vật thu thập được trong quá trình thụ lý giải quyết tố cáo;
8. Văn bản giải trình của người bị tố cáo (nếu có);
9. Báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh nội dung tố cáo;
10. Kết luận về nội dung tố cáo;
11. Quyết định xử lý tố cáo;
12. Các tài liệu khác có liên quan đến nội dung tố cáo được thu thập trong quá trình thụ lý, giải quyết tố cáo.
III. Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ giải quyết tố cáo
Hồ sơ giải quyết tố cáo phải được sắp xếp theo nội dung tố cáo (theo nhóm), đảm bảo khai thác sử dụng thuận tiện, nhanh chóng. Cụ thể như sau:
Nhóm 1. Gồm các văn bản, tài liệu sau:
1. Đơn tố cáo hoặc bản ghi lời tố cáo;
2. Văn bản giao việc của cấp trên có thẩm quyền (nếu có);
3. Quyết định thụ lý giải quyết hoặc quyết định thành lập đoàn thanh tra, tổ công tác, văn bản cử cán bộ thụ lý giải quyết tố cáo;
4. Kế hoạch thanh tra, thẩm tra, xác minh tố cáo;
5. Báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh nội dung tố cáo;
6. Kết luận về nội dung tố cáo;
7. Quyết định xử lý tố cáo;
Nhóm 2. Gồm các văn bản, tài liệu sau:
1. Biên bản thanh tra, thẩm tra xác minh của đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc của người được giao thẩm tra xác minh lập trong quá trình thụ lý giải quyết tố cáo;
3. Văn bản, tài liệu, hiện vật thu thập được trong quá trình thụ lý giải quyết tố cáo;
4. Văn bản giải trình của người bị tố cáo (nếu có);
5. Các tài liệu khác có liên quan đến nội dung tố cáo được thu thập trong quá trình thụ lý, giải quyết tố cáo.
MỤC 4. LẬP HỒ SƠ XỬ LÝ SAU THANH TRA, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, GIẢI QUYẾT TỐ CÁO
Văn bản, tài liệu hình thành sau khi đóng hồ sơ theo quy định liên quan đến việc chỉ đạo, xử lý và thực hiện kết luận, kiến nghị thanh tra, quyết định giải quyết khiếu nại, quyết định xử lý tố cáo được lập thành hồ sơ riêng.
Sau khi kết thúc việc thực hiện, đơn vị hoặc người được phân công theo dõi xử lý phải bàn giao hồ sơ cho lưu trữ cơ quan để lưu cùng với hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo.
MỤC 5. QUẢN LÝ, SỬ DỤNG, NỘP LƯU TRỮ HỒ SƠ THANH TRA, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, GIẢI QUYẾT TỐ CÁO
1. Quản lý và sử dụng hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo
- Trong quá trình thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo, Trưởng đoàn thanh tra, thành viên đoàn thanh tra hoặc người được giao nhiệm vụ xác minh, kết luận, kiến nghị giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo có trách nhiệm lập, quản lý, sử dụng và đảm bảo an toàn tuyệt đối hồ sơ tài liệu được thu thập.
- Thủ trưởng cơ quan quản lý, lưu trữ hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo quy định việc khai thác, sử dụng hồ sơ của cơ quan, đơn vị mình.
- Trong trường hợp người khiếu nại khởi kiện vụ án hành chính ra Toà án thì hồ sơ đó phải được chuyển (bàn giao) cho Toà án khi có yêu cầu.
- Khi Đoàn thanh tra phát hiện đối tượng thanh tra có dấu hiệu tội phạm, việc bàn giao hồ sơ cho cơ quan điều tra thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 03/2006/TTLT-VKSNDTC-TTCP-BCA-BQP ngày 23/5/2006 về quan hệ phối hợp trong việc phát hiện, điều tra, xử lý các vụ việc có dấu hiệu tội phạm do cơ quan Thanh tra kiến nghị khởi tố.
2. Nộp lưu trữ hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo
- Trong thời hạn 30 ngày, kể từ thời điểm đóng hồ sơ, Trưởng đoàn thanh tra, người được giao giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo phải hoàn chỉnh việc sắp xếp, lập mục lục và bàn giao hồ sơ cho bộ phận lưu trữ của cơ quan để quản lý, sử dụng.
- Việc quản lý, sử dụng hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về thanh tra, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo, lưu trữ và quy định của cơ quan quản lý hồ sơ.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét